Cómo administrar los archivos .pst en Outlook 2007, 2003 y 2002

En este artículo se describe cómo utilizar carpetas de almacenamiento personal, también conocidas como archivos .pst, para hacer copia de seguridad de los datos que creó en Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Outlook 2002. Puede hacerse copia de seguridad de mensajes, contactos, citas, tareas, notas y entradas del diario en archivos .pst.
Microsoft Outlook almacena automáticamente los datos de los mensajes, contactos, citas, tareas, notas y entradas del diario en una de las dos ubicaciones siguientes:.

• En una carpeta de almacenamiento personal, también conocida como archivo .pst, de la unidad de disco duro.
• En un buzón ubicado en el servidor. Su buzón se encuentra ubicado en un servidor, si utiliza Outlook con un servidor Microsoft Exchange.

Puede utilizar una copia de seguridad de su archivo .pst para restaurar o mover sus datos de Outlook si experimenta un error de hardware, pierde datos inesperadamente, tiene que transferir datos de un equipo a otro o tiene que transferir datos de una unidad de disco duro a otra.

Cómo hacer copia de seguridad de un archivo .pst

Si no utiliza Outlook con un servidor Microsoft Exchange, Outlook almacena todos sus datos en un archivo .pst. Puede utilizar la copia de seguridad para restaurar los datos de Outlook si el archivo original .pst no está o está dañado. En esta sección se explica cómo crear una copia de todo el archivo .pst, con todos los elementos predeterminados del mismo.

Siga estos pasos para hacer copia de seguridad de todo el archivo .pst:

1. Cierre los programas de mensajería como Outlook, Microsoft Exchange o Mensajería de Microsoft Windows.
2. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Ejecutar. Copie y pegue (o escriba) el comando siguiente en el cuadro Abrir y presione ENTRAR:

panel de control

El panel de control se abre.

Nota Si ve la pantalla Elija una categoría, haga clic en Cuentas de usuarioy, a continuación, vaya al paso 3.

1. Haga doble clic en el icono Correo.
2. Haga clic en Mostrar perfiles.
3. Haga clic en el perfil adecuado y, a continuación, haga clic en Propiedades.
4. Haga clic en Archivos de datos.
5. En Nombre, haga clic en el Servicio de carpetas personales del que desea hacer copia de seguridad. De forma predeterminada, este servicio se denomina Carpetas personales. Sin embargo, se puede haber denominado de forma diferente.
   Nota Si tiene más de un servicio de carpetas personales en su perfil, debe hacer la copia de seguridad de cada conjunto de archivos .pst por separado.

   Si no hay ninguna entrada denominada Carpetas personales y todavía no ha almacenado ninguna información como mensajes, contactos o citas en Outlook, probablemente no ha habilitado todavía el servicio de carpetas personales. Vaya a la sección «Referencias» para obtener información acerca de cómo crear un archivo .pst.

   Si no hay ningún Servicio Carpetas personales en su perfil y puede almacenar información como mensajes, contactos o citas en Outlook, su información probablemente se esté almacenando en un buzón de un servidor Exchange. Intente seguir las instrucciones de la sección «Cómo hacer copia de seguridad de los datos de un archivo .pst que se encuentra en un servidor Microsoft Exchange».

6. Haga clic en Configuracióny, a continuación, anote la ruta de acceso y el nombre de archivo que se muestran.
   Nota: debido a que el archivo .pst contiene todos los datos que están almacenados en las carpetas MAPI que Outlook utiliza, el archivo puede ser muy grande. Para reducir el tamaño del archivo .pst, haga clic en Compactar ahora en la ventana Configuración.
7. Cierre todas las ventanas Propiedades.
8. Use el Explorador de Windows o Mi PC para copiar el archivo que anotó en el paso 8. Puede copiar este archivo en otra ubicación de la unidad de disco duro o cualquier medio de almacenamiento extraíble, como un disco, un CD-ROM, un dispositivo de unidad de disco duro portátil, una unidad de cinta magnética o algún otro medio de almacenamiento.

 

Cómo hacer copia de seguridad de los datos de un archivo .pst que se encuentra en un servidor Microsoft Exchange

Para saber cómo hacer copia de seguridad de sus datos, si utiliza Outlook con un servidor Microsoft Exchange, debe conocer dónde se almacenan los datos. La ubicación de entrega y almacenamiento predeterminada para los datos de Outlook es el buzón del servidor Exchange. El administrador del servidor Exchange normalmente procesa las copias de seguridad de los buzones en el servidor. Sin embargo, algunos administradores del servidor Exchange almacenan los datos de Outlook en un archivo .pst de la unidad de disco duro.

Siga estos pasos para determinar dónde almacena Outlook actualmente sus datos:

En Outlook 2007:

1. En el menú Herramientas haga clic en Opcionesy, a continuación, haga clic en la ficha Configuración de correo y seguidamente en Cuentas de correo electrónico.
2. En la ventana Configuración de la cuenta, haga clic en la fichaArchivos de datos.
   Si el campo Nombre contiene la palabra «Buzón» seguida de un nombre de correo electrónico, Outlook almacena los datos en carpetas en el servidor Exchange. Póngase en contacto con el administrador del servidor Exchange para obtener más información sobre cómo se tratan las copias de seguridad.

   Si el campo contiene las palabras «Carpeta personal» o el nombre de un conjunto de carpetas personales o archivos .pst, Outlook almacena los mensajes nuevos, contactos, citas y elementos similares en el archivo .pst del disco duro. Para hacer copia de seguridad de los datos, vaya a la sección «Cómo hacer copia de seguridad de un archivo .pst»

En versiones anteriores de Outlook:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.Nota: esta opción puede no estar disponible en algunas redes. El administrador de red puede haber eliminado esta opción para proteger la información de la cuenta. Si no ve la opción Cuentas de correo electrónico póngase en contacto con el administrador de la red para que le ayude.
2. Haga clic en Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y, a continuación, haga clic en Siguiente.
3. Mire la opción Enviar nuevo correo electrónico a la siguiente ubicación. Si la opción contiene la palabra «Buzón» seguida de un nombre de correo electrónico, Outlook almacena los datos en carpetas en el servidor Exchange. Póngase en contacto con el administrador del servidor Exchange para obtener más información sobre cómo se tratan las copias de seguridad.Si el campo contiene las palabras «Carpeta personal» o el nombre de un conjunto de carpetas personales o archivos .pst, Outlook almacena los mensajes nuevos, contactos, citas y elementos similares en el archivo .pst del disco duro. Para hacer copia de seguridad de los datos, vaya a la sección «Cómo hacer copia de seguridad de un archivo .pst»

 

Cómo exportar los datos de un archivo .pst

Si desea hacer copia de seguridad de sólo algunos datos de Outlook, puede crear un nuevo archivo .pst de copia de seguridad de los datos que desea guardar. Esto también se conoce como exportación de datos de un archivo .pst. Por ejemplo, puede utilizar esta sección si tiene información importante sólo en algunas carpetas y otros elementos menos importantes en carpetas mucho más grandes. Puede exportar sólo las carpetas o contactos importantes y omitir carpetas como la de Elementos enviados.

Siga estos pasos para exportar una carpeta específica:

1. Abra Outlook.
2. En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar. Si el elemento del menú no está disponible, pase con el puntero sobre las comillas angulares en la parte inferior del menú y, a continuación, haga clic en Importar y exportar.
3. Haga clic en Exportar a archivo y, después, en Siguiente.
4. Haga clic en Archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5. Haga clic en la carpeta a la que desee exportar el archivo .pst y, a continuación, haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione la ubicación donde desea guardar el nuevo archivo .pst.
7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee dar al nuevo archivo .pst y haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en Finalizar.

Nota: las propiedades de diseño de carpetas incluyen los permisos, filtros, descripciones, formularios y vistas. Si exporta los elementos de un archivo .pst a otro, las propiedades de diseño no se mantienen.

 

Cómo importar los datos de un archivo .pst en Outlook

Puede utilizar la copia de seguridad para restaurar los datos de Outlook si el archivo original .pst no está o está dañado. Todo lo que se ha guardado en el archivo .pst se devuelve a Outlook.

Siga estos pasos para restaurar o importar los datos de Outlook:

1. Si el archivo .pst que desea importar está almacenado en un dispositivo extraíble, como un disco, un dispositivo de unidad de disco duro portátil, un CD-ROM, una unidad de cinta magnética o algún otro medio de almacenamiento, inserte o conecte el dispositivo de almacenamiento y, a continuación, copie el archivo .pst en la unidad de disco duro del equipo.Cuando copie el archivo .pst, asegúrese de que el atributo Sólo lectura no esté seleccionado. Si este atributo está seleccionado, puede recibir el mensaje de error siguiente:

No se pudo obtener acceso al dispositivo, archivo o ruta de acceso especificados. Puede que haya sido eliminado, que esté en uso, que haya problemas con la red o que no tenga permisos suficientes para obtener acceso a los mismos. Cierre todas las aplicaciones que estén usando este archivo y vuelva a intentarlo.

Si recibe este mensaje de error, desactive el atributo Sólo lectura y, a continuación, copie el archivo de nuevo.

1. Abra Outlook.
2. En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar. Si el comando no está disponible, deje el puntero sobre las comillas angulares en la parte inferior del menú y, a continuación, haga clic en Importar y exportar.
3. Haga clic en Importar desde otro programa o archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
4. Haga clic en Archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5. Escriba la ruta de acceso y el nombre del archivo .pst que desea importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
6. Seleccione la carpeta que desea importar. Para importar todo el contenido del archivo .pst, seleccione la parte superior de la jerarquía.
7. Haga clic en Finalizar.

 

Cómo transferir los datos de Outlook de un equipo a otro

No puede compartir ni sincronizar los archivos .pst entre dos equipos. Sin embargo, sí puede transferir los datos de Outlook de un equipo a otro

Siga las instrucciones en la sección «Cómo hacer copia de seguridad de un archivo .pst» para copiar el archivo .pst en un CD-ROM, DVD-ROM u otro medio portátil, o copiar el archivo en otro equipo a través de un vínculo LAN/WAN.

Nota: la conexión a archivos .pst sobre vínculos LAN/WAN no se admite y se pueden producir problemas si se produce. Para obtener más información, vea el siguiente artículo:

297019  (http://support.microsoft.com/kb/297019/ES/ ) No se admiten los archivos de carpetas personales a través de un vínculo LAN o WAN

Puede que también desee crear un nuevo archivo .pst secundario, pensado para la transferencia de datos únicamente. Guarde los datos que desee transferir al nuevo archivo .pst y omita todos los datos que no desee transferir.™ Si tiene que hacer que un archivo .pst secundario almacene los datos de la transferencia entre dos equipos diferentes o para una copia de seguridad, siga estos pasos:

1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Archivo de datos de Outlook.
2. Escriba un nombre único para el nuevo archivo .pst, por ejemplo, escriba Transferencia.pst, y a continuación haga clic en Aceptar.
3. Escriba un nombre para mostrar para el archivo de carpetas personales y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Cierre Outlook.

Siga estos pasos para copiar un archivo .pst existente:

1. Siga las instrucciones en la sección «Cómo hacer copia de seguridad de un archivo .pst» para hacer copia de seguridad del archivo .pst que desee transferir. Asegúrese de copiar el archivo .pst de copia de seguridad en un CD-ROM u otro tipo de medio extraíble.
2. Copie el archivo .pst de copia de seguridad desde el medio extraíble al segundo equipo.
3. Siga los pasos de la sección «Cómo importar los datos de un archivo .pst en Outlook» para importar los datos del archivo .pst en Outlook en el segundo equipo.

 

Cómo hacer copia de seguridad de Libretas de direcciones personales

Su Libreta de direcciones personales puede contener direcciones de correo electrónico e información de contacto que no se esté incluida en la Libreta de direcciones de Outlook o la lista de contactos. La Libreta de direcciones personales se puede conservar en un buzón de Exchange Server o en un archivo .pst. No obstante, la Libreta de direcciones personales crea un archivo independiente que se almacena en la unidad de disco duro local. Para asegurarse de que se hace copia de seguridad de esta libreta de direcciones, debe incluir en el proceso de copia de seguridad cualquier archivo que tenga la extensión .pab.

Siga estos pasos para encontrar su archivo de Libreta de direcciones personales:

1. Si utiliza Windows Vista, haga clic en Ver: Haga clic en Inicio.Si utiliza Windows XP: Haga clic en Inicio y, después, haga clic en Búsqueda.

   Si está ejecutando Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows 98: Haga clic en Inicio, elija Buscar y, a continuación, haga clic en Archivos o carpetas.

   Si está ejecutando Microsoft Windows 2000 o Microsoft Windows Millennium Edition (Me): Haga clic en Inicio, seleccione Buscar y haga clic en Archivos o carpetas.

2. Escriba *.pab y, a continuación, presione ENTRAR o haga clic en Buscar ahora.Anote la ubicación del archivo .pab. Use Mi PC o el Explorador de Windows para copiar el archivo .pab en la misma carpeta o medio de almacenamiento que contiene el la copia de seguridad del archivo .pst.

Puede utilizar esta copia de seguridad para restaurar su Libreta de direcciones personales en su equipo o transferirla a otro. Siga estos pasos para restaurar su Libreta de direcciones personales:

1. Cierre los programas de mensajería como Outlook, Microsoft Exchange o Mensajería de Windows.
2. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Ejecutar. Copie y pegue (o escriba) el comando siguiente en el cuadro Abrir y presione ENTRAR:

panel de control

El panel de control se abre.

Nota: si ve la pantalla Elija una categoría, haga clic en Cuentas de usuario.

1. Haga doble clic en el icono Correo.
2. Haga clic en Mostrar perfiles.
3. Haga clic en el perfil adecuado y, a continuación, haga clic en Propiedades.
4. Haga clic en Cuentas de correo electrónico.
5. Haga clic en Agregar una nueva libreta de direcciones o directorios y, a continuación, haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Libretas de direcciones adicionales y, a continuación, haga clic en Siguiente.
7. Haga clic en Libretas de direcciones personales y, a continuación, haga clic en Siguiente.
8. Escriba la ruta de acceso y el nombre del archivo de Libreta de direcciones personales que desee restaurar, haga clic en Aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Aceptar.

Nota:la Libreta de direcciones de Outlook es un servicio que utiliza el perfil para facilitar el uso de una carpeta de contactos en un buzón, archivo de carpetas personales o carpeta pública como libreta de direcciones de correo electrónico.La Libreta de direcciones de Outlook no contiene ningún dato que haya que guardar.

 

Cómo usar la utilidad de copia de seguridad de carpetas personales para automatizar la copia de seguridad de los archivos .pst

Microsoft ha lanzado una utilidad para automatizar la copia de seguridad de los archivos de carpetas personales (.pst). Para descargar la utilidad, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=es&FamilyID=8b081f3a-b7d0-4b16-b8af-5a6322f4fd01 (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=es&FamilyID=8b081f3a-b7d0-4b16-b8af-5a6322f4fd01)

238782  (http://support.microsoft.com/kb/238782/ ) Cómo hacer automáticamente una copia de seguridad de un archivo de carpetas personales en Outlook 2000 y Outlook 2003

 

Cómo hacer copia de seguridad de los archivos de configuración de Outlook

Si ha personalizado la configuración, como la barra de herramientas y sus favoritos, que desea replicar en otro equipo o restaurar en su equipo, puede ser aconsejable incluir los archivos siguientes en la copia de seguridad:

• Outcmd.dat: Este archivo almacena la configuración del menú y la barra de herramientas.
• nombreDePerfil.fav: Se trata del archivo de favoritos que incluye la configuración de la barra de Outlook.
• nombreDePerfil.nk2: Este archivo almacena los sobrenombres para Autocompletar.
• Archivos de firma: Cada firma tiene su propio archivo y utiliza el mismo nombre que la firma que utilizó cuando lo creó. Por ejemplo, si crea una firma denominada MiFir, se crean los archivos siguientes en la carpeta Firmas:
• MiFir.htm: En este archivo se almacena la firma automática en HTML.
• MiFir.rtf: Este archivo almacena la firma automática en Formato de texto enriquecido (RTF) de Microsoft Outlook.
• MiFir.txt: Este archivo almacena la firma automática en texto sin formato.

La ubicación de los archivos de firma depende de la versión de Windows que se ejecute. Utilice esta lista para encontrar la ubicación apropiada:

• Windows Vista: UnidadusuariosnombreDeUsuarioappdata, donde Unidad representa la unidad en la que se instaló Outlook y nombreDeUsuario representa el nombre de usuario con el que se instaló Outlook.
• Windows XP o Windows 2000: UnidadDocuments and SettingsnombreDeUsuarioLocal SettingsDatos de programaMicrosoftOutlook, donde Unidad representa la unidad en la que se instaló Outlook y nombreDeUsuario representa el nombre de usuario con el que se instaló Outlook.
• Windows 98 o Windows Me: UnidadWindowsLocal SettingsDatos de programa, donde Unidad representa la unidad en la que se instaló Outlook.

Nota: si utiliza Microsoft Word como editor de correo electrónico, las firmas se almacenan en el archivo Normal.dot como entradas de Autotexto. También debería hacer copia de seguridad de este archivo.

Cómo encontrar un archivo .pst

Si no sabe dónde se encuentra ubicado un archivo .pst antiguo o existente en su equipo y desea agregar este archivo .pst file en su perfil de Outlook, en esta sección se explica cómo buscar el archivo .pst y cómo agregarlo, a continuación, a su perfil de Outlook.

Siga estos pasos para buscar el archivo .pst:

1. Para buscar los archivos .pst:

• Si utiliza Windows Vista, haga clic en Ver: Haga clic en Inicio y, a continuación, en Equipo. Busque la ventana de búsqueda en la esquina superior derecha.
• Si utiliza Windows XP: Haga clic en Inicio y, después, haga clic en Búsqueda.
• Si está ejecutando Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows 98: Haga clic en Inicio, seleccione Buscar y, a continuación, haga clic en Archivos o carpetas.
• Si está ejecutando Microsoft Windows 2000 o Microsoft Windows Millennium Edition (Me): Haga clic sucesivamente en Inicio, Buscar y Archivos o carpetas.

1. Escriba *.pst y, a continuación, presione ENTRAR o haga clic en Buscar ahora. Busque el archivo .pst que desea agregar a Outlook. Anote la ubicación del archivo .pst.
2. Cierre la ventana de búsqueda e inicie Outlook. Haga clic en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Administración de archivos de datos.
3. Haga clic en el botón Agregar y, a continuación, elija el archivo correcto .pst que desea agregar: Si el archivo .pst se creó en Outlook 2007, seleccione Archivo de carpetas personales de Office Outlook (.pst). Si el archivo .pst se creó en una versión anterior de Outlook, como Outlook 97, 2000 o XP, seleccione Archivo de carpetas personales de Outlook 97-2002 (.pst).
4. Vaya a la ubicación del archivo .pst deseado que encontró en su anterior búsqueda. Seleccione el archivo .pst y, después, haga clic en Aceptar.
5. Escriba un nombre personalizado para el archivo .pst o acepte el nombre predeterminado. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Cerrar para salir de la ventana actual.

Outlook mostrará entonces ese archivo .pst en la lista de carpetas de Outlook.